Siirry pääsisältöön

Saavutettavien tiedostojen 101

Marianna Österlund

Tietokoneen näytöllä on Lataa PDF-painike punaisella pohjalla.

Saavutettavuus ei lopu verkkosivukoodiin, vaan myös sivustolle ladattujen dokumenttien, kuten PDF-tiedostojen tulee olla saavutettavia. PDF:issä on usein tärkeää tietoa, jonka tulisi tasa-arvon nimissä olla saatavilla kaikille. Tässä tekstissä käsitellään tiedostojen saavutettavuutta sekä sitä, kuinka asian kanssa kannattaa lähteä liikkeelle. 

Tiedostojen sisällön saavutettavuuden lisäksi tekninen saavutettavuus on yhtä tärkeää. Siinä avustaville teknologioille kerrotaan sivustojen ja dokumenttien rakenne. Tätä rakennetta teknologia tulkitsee sitten käyttäjälle, jolla on esimerkiksi hankaluuksia hahmottaa sivustoa itsenäisesti.  

Verkkosivujen osalta tämä rakenne selviää koodissa, kun sisältöä tuotetaan sivuille oikein ja sivut ovat muutenkin saavutettavat. PDF-tiedostojen osalta koodia ei kuitenkaan ole automaattisesti, vaan se luodaan tiedostoon aina erikseen. Tämän takia PDF-tiedostot eivät usein ole ”vahingossa” saavutettavia, vaan saavutettavuuden tekeminen vaatii manuaalista työtä. 

 

Kuinka saavutettavia tiedostoja tehdään? 

Suurin osa käyttämistämme toimisto-ohjelmista tukee saavutettavuutta auttavasti. Perusasiat saadaan kuntoon, kun käytetään ohjelman tarjoamia tekstityylejä ja merkitään esimerkiksi kieliasetukset kohdalleen. Pitkiin tiedostoihin on tärkeää luoda sisällysluettelo. Näiden lisäksi on tärkeää lisätä kuville (ja joskus jopa linkeille) vaihtoehtoiset tekstit. Vinkkejä hyviin alt-teksteihin löydät aiemmasta blogikirjoituksestamme.  

Joissain ohjelmissa saavutettavuus tulee luoda tiedostoon itsenäisesti, eli ohjelma ei tarjoa ominaisuuksia valmiiksi. Tässä auttaa, kun tietää, mitä tekee. Ja jos osaamista ei vielä ole, löytyy koulutuksia ja ohjeita onneksi runsaasti.  

Mutta vaikka tiedoston luontivaiheessa saavutettavuus olisikin otettu huomioon, ei työ ole vielä valmis. Saavutettavassa PDF-tiedostossa dokumentin rakenne ilmaistaan tunnistein ja näitä tunnisteita avustava teknologia pystyy tulkitsemaan. Jokaisella tiedoston elementillä on oma tunnisteensa, ja tunnisteiden tulee olla tietyssä hierarkiassa ja ulkoasussa toimiakseen oikein. Tämä on se työvaihe, mikä vaatii manuaalista käsittelyä siihen tarkoitetulla ohjelmalla. 

 

Tärkeitä sanoja 

  • Tunniste eli tagi on PDF-tiedoston ”koodin” elementti, joka kertoo avustavalle teknologialle tiedoston rakenteesta. 
  • Avustava teknologia tulkitsee käyttäjälleen verkkosisältöä eri tavoin. Esimerkiksi ruudunlukija lukee sisällön ääneen käyttäjälle.  
  • Tunnisteiden hierarkia eli järjestys määrittää, missä järjestyksessä avustava teknologia tulkitsee dokumentin sisällön. 

 

Tiedostojen saavutettavuus tutuksi syksyn aikana 

Tämän syksyn aikana perehdymme tiedostojen saavutettavuuteen. Käymme osa-alue kerrallaan läpi saavutettavan tiedoston luomisen Microsoft Word sekä Adobe Acrobat Pro -ohjelmilla. Esittelemme tunnisteiden oikeita rakenteita sekä muita asetuksia ja seikkoja, joita saavutettavien tiedostojen tekemisessä tulee huomioida.  

Lisäksi tarjoamme koulutuksia ja muita palveluita tiedostojen saavutettavuuteen liittyen. Koulutamme tiedostojen saavutettavuutta esimerkiksi seuraavissa ohjelmissa:  

  • Microsoft Word 
  • Adobe InDesign 
  • PowerPoint 
  • Adobe Acrobat Pro 
  • PDF-XChange 

Tiedostojen saavutettavuuden voi myös ulkoistaa meille kokonaan. Teemme tiedostosi saavutettaviksi sitä mukaa kun ne valmistuvat. Ota yhteyttä niin keskustellaan tarpeistanne.