Useimmiten tilanne on tämä: Aloitamme projektin, jossa kehitetään jotain pientä saavutettavuuden osa-aluetta. Kartoitamme asiakkaan nykytilannetta, jonka jälkeen hommat pysähtyvät väliaikaisesti. Tämä johtuu siitä, että asiakas tarvitsee aikaa omien työtapojensa selvittelyyn ja kehittämiseen. Meidän työmme jatkuu vasta, kun asiakas on saanut sisäisesti asiat mietittyä ja prosessit hiottua. Se on kaiken tämän vaivan arvoista, koska lopputuloksena on paitsi saavutettavammat, mutta yleisesti laadukkaammat palvelut ja prosessit.
Keskiössä kokonaisuudet
Palataan vielä projektin alkuun ja siihen, miten asiakkaamme päätyvät kehittämään käytäntöjään niin usein.
Ennen kuin voimme aloittaa työmme, tarvitsemme selkeän yleiskuvan lähtötilanteesta sekä asiakkaan toiveista. Alun kartoituksessa selvitämme ainakin
- millä tavalla projektiin liittyvä asia hoidetaan tällä hetkellä
- ketkä asian kanssa työskentelevät
- ja mitä tarpeita heillä on.
Nämä kaikki asiat liittyvät työnteon tapoihin ja prosesseihin, eli arjen käytäntöihin. Kun asiakas joutuu kertomaan käytännöistään, tulee hän samalla pohtineeksi niiden toimivuutta ja tehokkuutta. Useimmiten toimintatapoihin on ajauduttu ajan saatossa, eikä asioiden hoitamiseen ole järjestelmällisiä käytäntöjä. On järkevää laittaa prosessit kuntoon ennen kuin projekti etenee pidemmälle. Haluammehan, että ratkaisut tuovat kaiken mahdollisen lisäarvon!
Kiinteä osa arkea
Saavutettavuuteen liittyvät asiat vaikuttavat organisaation jokapäiväiseen tekemiseen. Se ei koske vain viestintää, verkkosivujen päivittäjiä tai hallinnon työntekijöitä. Jokainen työntekijä tuottaa jossain määrin sisältöä esimerkiksi sosiaaliseen mediaan, verkkosivuille ja tiedostoihin. Näillä kaikilla osa-alueilla saavutettavuus vaikuttaa käytännön tekemiseen. Siksi saavutettavuus koskee lähes jokaista työntekijää. Ja kun pitää saada suuri määrä ihmisiä toimimaan halutulla tavalla, tarvitaan prosesseja.
Härkää sarvista
Prosessien kehittäminen saa usein aikaan dominoefektin. Aloitamme yhdestä osa-alueesta, mutta päädymme tarkastelemaan esimerkiksi sisältöjen tuottamisen ketjua ja vastuita kokonaisuutena. Silloin projektin odotettu laajuus kasvaa entisestään.
Asiakkaan näkökulmasta tämä voi tuntua työläältä ja aikaa vievältä – ja sitähän se toisaalta onkin. Alun perin pieneltä näyttävä projekti osoittautuukin laajaksi kehittämistyöksi, joka vaatii ajatusta ja osallistumista jopa koko organisaation laajuisesti. Kuitenkin kehitettävät asiat ovat useimmiten niitä, jotka olisi pitänyt laittaa kuntoon jo aikoja sitten, mutta joita on lykätty tärkeämpien asioiden takia. On aika tarttua härkää sarvista.
Tämä kaikki vie organisaatiota eteenpäin ja parantaa palveluiden laatua kokonaisuudessaan. Asiaan kannattaa varautua etukäteen joko kehittämällä prosesseja etukäteen tai varaamalla projektille enemmän aikaa. Asiantuntijoiden näkemyksistä voi olla apua matkan varrella, joten sitä kannattaa hyödyntää mahdollisuuksien mukaan.
