Saavutettava tiedosto tarkoittaa käytännössä sitä, että sen sisältö on
- luettavissa myös apuvälineillä, kuten ruudunlukijalla
- käytettävissä ilman hiirtä
- luettavissa kaikilla erilaisilla laitteilla.
Jos näin ei ole, esimerkiksi apuvälineitä käyttävä henkilö ei voi lukea tiedostoa pahimmillaan ollenkaan. Saavutettavuus on siis edellytys digitaalisessa ympäristössä toimimiselle monille ihmisille.
Tyypillisin esimerkki ihmisryhmästä, joka jää ei-saavutettavan tiedostosisällön ulkopuolelle on näkövammaiset, mutta ryhmiä on muitakin. Esimerkiksi käyttäjät, jotka eivät käytä hiirtä tai jotka käyttävät tekstistä puheeksi -toimintoa ymmärtääkseen sisältöä kokevat yhtä lailla vaikeuksia tiedostosisällön kanssa.
Vamma ei estä suoraan tiedon ymmärtämistä. Este syntyy vasta silloin, kun sisältö on toteutettu tavalla, joka sulkee osan käyttäjistä ulos. Katsotaan seuraavaksi, millaisia vaikutuksia käytön esteillä on yleisimpien julkisella sektorilla julkaistujen tiedostojen näkökulmasta.
Päätöksenteon ja hallinnon asiakirjat ovat silta hallinnon ja kansalaisen välillä
Päätöksentekoon ja hallintoon liittyvät asiakirjat ovat avoimen hallinnon perusta. Ainakin paperilla. Näiden tiedostojen kautta ihminen voi seurata häntä koskevaa päätöksentekoa ja arvioida esimerkiksi päättäjien toimintaa ennen vaaleja. Alueen yritykset puolestaan seuraavat hankintapäätöksiä ja media tarkastelee päätöksenteon läpinäkyvyyttä. Avoin tiedonsaanti vaikuttaa siis monella tasolla.
Päätöksenteon ja hallinnon tiedostoja ovat esimerkiksi
- valtuustojen, hallitusten ja lautakuntien esityslistat ja pöytäkirjat
- päätökset ja avustusten myöntämisen perusteet
- talousarviot ja tilinpäätökset
- strategiat ja toimintakertomukset
- kuulutukset ja hankintapäätökset
- hakemuslomakkeet
- ohjeet palveluiden hakemiseen
- asiakasmaksut ja hinnastot
- palveluiden kuvaukset.
Jokaisella on oikeus tietää, mitä on päätetty, miksi ja miten päätös vaikuttaa arkeen. Käytännössä saavutettavuus ratkaisee, onko päätöksenteko oikeasti avointa ja onko tieto kaikkien saatavilla. Mutta millaisia riskejä tähän liittyy?
Riskinä avoimuuden puute ja lisääntyneet kustannukset
Kun saavutettavuus ei toteudu, eivät kaikki ihmiset voi muodostaa mielipidettä tai kyseenalaistaa päätöksiä, koska eivät pääse sisältöön käsiksi. Tämä lisää haavoittuvassa asemassa olevien ihmisten kokemusta ulkopuolisuudesta ja vähentää heidän mahdollisuuksiaan vaikuttaa.
Huonon saavutettavuuden riskit liittyvät avoimen tiedonsaannin lisäksi myös toimintaan ja kustannuksiin, jotka näkyvät erityisesti organisaatiotasolla. Kun esimerkiksi hakemuslomake tai asiointiohje ei ole saavutettava, se voi johtaa virheellisiin hakemuksiin, viivästyksiin ja lisääntyneisiin yhteydenottoihin. Mitä enemmän organisaatio joutuu selvittämään asioita manuaalisesti tai vastaamaan valituksiin, sitä enemmän rahaa menee hukkaan.
Yhteiskunnan tasolla huonon saavutettavuuden pitkäaikaiset vaikutukset voivat liittyä luottamuksen vähenemiseen ja osallistumisen jakautumiseen: vain aktiivisimmat ja ”kyvykkäimmät” pärjäävät ja osallistuvat, kun muut ihmiset jäävät helpommin sivuun. Huonon saavutettavuuden seurauksena digitaalisten palveluiden kehittämiseen tehty investointi ei myöskään tuota täyttä hyötyä.
Sosiaali- ja terveyspalveluiden tiedostot sisältävät kriittistä tietoa
Sosiaali- ja terveyspalveluiden julkaiseman tiedostosisällön tärkeyttä on mahdotonta kiistää. Tiedostot sisältävät asiakkaiden ja potilaiden terveyteen sekä turvallisuuteen liittyviä ohjeita, joilla voi olla suora vaikutus yksilöön.
Tällaisia tiedostoja ovat esimerkiksi:
- potilas- ja asiakasohjeet
- palveluoppaat
- etuuksia ja tukia koskevat ohjeet
- itsehoito-ohjeet
- kriisitilanteiden toimintaohjeet
- lomakkeet, joilla haetaan etuuksia tai ilmoitetaan tietoja.
Näissä tiedostoissa teknisen toimivuuden lisäksi sisällön ymmärrettävyys on vähintään yhtä tärkeää. Huono saavutettavuus voi lisätä väärinymmärrysten riskiä ja vaikeuttaa ohjeiden noudattamista, lisätä ongelmia tukien hakemisessa tai johtaa turvattomuuden tunteisiin. Se voi heikentää hoidon laatua epäsuorasti, lisätä uusintakäyntejä ja kasvattaa potilasturvallisuuteen liittyviä riskejä. Pahimmassa tapauksessa potilas voi toimia väärin, mikä taas voi johtaa jopa vakaviin terveydellisiin haasteisiin. Pitkällä aikavälillä ja toistuvien ongelmien seurauksena jopa luottamus sosiaali- ja terveyspalveluihin voi heikentyä.
Kasvatuksen ja koulutuksen tiedostot menevät kaikenlaisiin perheisiin
Oppilaitokset ja varhaiskasvatuksen yksiköt käyttävät edelleen tiedostoja tiedottamiseen.
Jokaiseen kotiin lähtee esimerkiksi seuraavan tyyppisiä tiedostoja:
- varhaiskasvatuksen ja koulujen oppaat
- lukuvuositiedotteet
- esiopetuksen ja koulukuljetusten ohjeet
- Wilma-ohjeet
- harrastustoiminnan esitteet.
Näiden avulla huoltajat seuraavat lapsen koulunkäyntiä ja järjestelevät arkeaan. Riskinä voi olla, että perhe ei saa olennaista tietoa ajoissa ja lapsi jää toiminnan ulkopuolelle. Erilaiset väärinymmärrykset voivat koetella koulun ja kodin välistä luottamusta ja ylimääräiset selvitykset kuormittavat henkilökuntaa. Jos esimerkiksi näkövammaiset vanhemmat jäävät toistuvasti tiedon ulkopuolelle, näkyvät vaikutukset suoraan heidän lastensa arjessa.
Tällaisten kriittisten ongelmien lisäksi saavutettavuuspuutteet voivat haitata jokaisen perheen arkea. Kiireisten huoltajien arjessa tiedostoja avataan usein puhelimella ja niiden sisältöä luetaan nopeasti. Saavutettava tiedosto toimii hyvin kaikilla erilaisilla laitteilla, eli kaikki vanhemmat hyötyvät loppukädessä.
Rakentamisen ja ympäristön tiedostot
Rakentamisen ja ympäristön tiedostoja ovat esimerkiksi
- kaavat
- rakennusohjeet ja -määräykset
- lupahakemukset
- kartat ja piirustukset
- ympäristöselvitykset
- erilaiset hakemuslomakkeet.
Näiden tiedostojen perusteella asukkaat voivat arvioida eri asioiden vaikutusta omaan asuinalueeseen tai tuleviin rakennusprojekteihin. Tietoa käyttävät myös yritykset, jotka suunnittelevat investointeja, rakennuttajat sekä vaikkapa ympäristöjärjestöt. Virheet esimerkiksi rakennusmääräysten noudattamisessa voivat johtaa suuriin taloudellisiin sanktioihin ja viivästyksiin rakennusprojektin etenemisessä.
Kriisi- ja poikkeustilanteiden ohjeistuksien saavutettavuus on erityisen kriittistä
Häiriötiedotteita ja turvallisuusohjeita tarvitaan harvoin, mutta silloin, kun niitä tarvitaan, niiden on toimittava heti ja kaikille.
Tiedostomuodossa julkaistaan edelleen esimerkiksi
- turvallisuusohjeita
- poikkeusolojen toimintaohjeita
- häiriötiedotteita.
Saavutettavuus on kriisitilanteissa edellytys toimivalle viestinnälle. Jos tieto ei tavoita kaikkia ihmisiä, seuraukset voivat olla vakavia niin yksilön kuin yhteiskunnan tasolla. Myös eriarvoisuus korostuu kriisitilanteissa, jos ohjeet ovat saatavilla vain osalle ihmisistä.
Perustason osaaminen tuo kaikki ihmiset tiedon äärelle
Suurin syy tiedostojen saavutettavuusongelmiin on perusosaamisen puute. Jo pienillä teoilla tiedoston luomisen yhteydessä voit varmistaa, että kaikilla käyttäjillä on edes jonkinlainen pääsy sisältöön. Kaikki edellä luetellut riskit ovat siis vältettävissä tiedon avulla.
Tietoa tiedostojen saavutettavuudesta saat esimerkiksi verkosta, meidän aikaisemmista blogikirjoituksistamme tai koulutuksista, joissa käsitellään tiedostojen saavutettavuutta. Aihe koskettaa jokaista työntekijää, sillä lähes kaikki meistä tekevät tiedostoja, jotka päätyvät asukkaiden luettavaksi. Jokaisella meillä on siis avaimet yhdenvertaisemman yhteiskunnan rakentamiseen.
