PDF-tiedostot ovat usein saavutettavuuden kompastuskivi, eikä turhaan. Saavutettavuus ei nimittäin synny tiedostoon automaattisesti. Se on joskus jopa teknistä osaamista vaativa prosessi, jossa saavutettavuus tehdään tiedostoon vaihe kerrallaan.
Tiedostojen saavutettavuus vaatii sitä, mitä monilla ei ole: aikaa ja osaamista. Onneksi molempiin löytyy ratkaisuja, valitse vain tilanteeseesi sopivin.
Saavutettavaa tiedostoa pystyvät kaikki käyttäjät lukemaan ja käyttämään. Sen kaikki elementit ovat kaikkien havaittavissa ja hallittavissa. Saavutettavuus ei näy tiedostossa (ainakaan kovin paljon) ulospäin. Tavallisille käyttäjille se näkyy esimerkiksi värivalinnoissa, linkkien teksteissä ja sisällön loogisessa jäsentelyssä.
Suurin vaikutus saavutettavuudella on avustavaa teknologiaa käyttäville. Pahimmassa tapauksessa ei-saavutettavan tiedoston sisältö ei ole heille välttämättä olemassakaan. Saavutettavaa tiedostoa taas on ihan yhtä mukava käyttää kuin saavutettavaa verkkosivusisältöä.
Tehokkain tapa taklata tiedostojen saavutettavuus on kaksiosainen:
Tiedoston saavutettavuuden tärkein työvaihe on sisällön luominen lähdeaineistossa, kuten Microsoft Wordissa. Tähän vaiheeseen kaikki voivat vaikuttaa. Siksi henkilöstöä kannattaa kouluttaa ja aiheen voi yhdistää luontevasti osaksi brändityötä.
PDF-tiedoston viimeistelyssä puolestaan suosittelemme osaamisen keskittämistä muutamille henkilöille tai ulkoistamista. Jos tiedostojen saavutettavuus on vieras asia, kerromme siitä lisää tuotteiden jälkeen.
Tulevaisuuden näkökulmasta on parasta, että henkilöstö osaa tehdä itsenäisesti saavutettavia tiedostoja. Siinä koulutus on paras ratkaisu.
Tutustu tiedostojen koulutuksiinKäsittelemme Word-pohjia saavutettaviksi sekä teemme pohjaan käyttöohjeen saavutettavuusominaisuuksien käyttämiseen. Pohjien ja ohjeen avulla henkilöstö pystyy tuottamaan saavutettavuuden huomioivia aineistoja itsenäisesti.
Ohje tehdään brändinmukaiseen pohjaan sekä Word- että PDF-tiedostona, jolloin sitä voi käyttää mallina tiedostoa tehdessä. Käsittelemme myös PowerPoint-pohjia saavutettaviksi.
Anna ammattilaisen käsitellä PDF-tiedostot saavutettaviksi puolestasi, jolloin voit itse keskittyä olennaiseen. Voit olla varma tiedostojen saavutettavuudesta, säästää aikaa ja jopa rahaa.
Käsittelyyn käytettävä aika riippuu tiedoston sisällöstä ja laajuudesta. Liitä tiedosto yhteydenottolomakkeelle, niin palaamme valmiin tarjouksen ja hinta-arvion kanssa.
Saavutettava PDF-tiedosto viimeistellään erityisesti avustavas teknologiaa ajatellen. Avustavaa teknologiaa käyttävän näkökulmasta tiedosto on saavutettava silloin, kun hän saa sujuvasti tiedon sisällön eri elementeistä ja rakenteista. Rakenne puolestaan selviää tiedoston koodista.
Esimerkiksi verkkosivuilla avustava teknologia tulkitsee HTML-koodia ja kertoo sen perusteella käyttäjälle, millaista sisältöä sivulla milloinkin on. Sama pätee PDF-tiedostoissa, mutta niissä koodi näyttää vain hieman eriltä kuin verkkosivuilla.
Saavutettava PDF on siis niin sanotusti koodattu PDF (tagged PDF), joka toimii hyvin esimerkiksi ruudunlukijalla.
PDF-tiedoston saavutettavuus koostuu kahdesta työvaiheesta:
Ensin tiedoston saavutettavuutta edistetään lähdeaineistossa eli siinä ohjelmassa, jossa tiedoston sisältö luodaan. Esimerkiksi Microsoft Word ja Adobe InDesign tarjoavat paljon työkaluja, joiden avulla PDF-tiedoston saavutettavuutta voidaan lisätä. Tämä PDF ei ole kuitenkaan vielä kokonaan saavutettava.
Toisena työvaiheena on PDF-tiedoston saavutettavuuskäsittely eli viimeistely, jossa tiedosto käsitellään manuaalisesti esimerkiksi Adobe Acrobat Pro -ohjelmalla. Vasta viimeistelyn jälkeen tiedosto on saavutettava lain vaatimusten mukaisesti.
PDF-tiedoston saavutettavuuden tarkistaminen vaatii ymmärrystä tiedostojen saavutettavuudesta. Helpoin vaihtoehto on lähettää tiedosto meille ilmaiseen tarkistukseen.
Jos kuitenkin hallitset tiedostojen saavutettavuutta, voit kokeilla tarkistaa asian seuraavasti:
Jos pääset kaikki tarkistusvaiheet läpi ilman, että kohtaat olennaisia puutteita, on tiedosto todennäköisesti aika saavutettava.
Saavutettava Word- tiedosto ja PDF ovat eri asioita johtuen tiedostomuodosta. Word-tiedosto voi olla saavutettava , kun käytät sitä luodessa Wordin omia saavutettavuutta tukevia ominaisuuksia. Tiedosto on kuitenkin varmasti saavutettava vain silloin, kun se avataan Wordissa docs-muotoisena.
Saavutettava PDF-tiedosto puolestaan saa pohjansa Word-tiedostosta, mutta voi vaatia viimeistelyä PDF-tiedostoksi viemisen jälkeen. Tiivistetysti Wordissa luodaan pohja saavutettavalle PDF-tiedostolle, joka sitten tarkistetaan ja tarvittaessa korjataan.
Liitä tiedosto lomakkeelle, niin palaamme valmiin tarjouksen kanssa
